Должность и должностные полномочия.
Распределение должностей и должностных полномочий играет важную роль в организации работоспособной фирмы. Детальная проработка вопросов, связанных с должностями поможет избежать многих проблем, связанных с распределением полномочий и ответственностей.
Должность и её разновидности.
Должность – это штатная единица организации, первичный элемент в структуре управления ею, характеризующаяся совокупностью прав, обязанностей и ответственности работника, выполняемыми ими трудовыми функциями, границами компетентности, правовым положением. Персональное юридическое закрепление должности делает её носителя должностным лицом. Последнее имеет право совершать в пределах компетенции властные действия, влекущие правовые последствия. Поскольку большинство таких действий оформляется в виде документов, возможность распоряжаться людскими, материальными и информационными ресурсами выражается в праве подписи должностным лицом соответствующих документов.
Функции должности должны соответствовать средним способностям и возможностям человека, быть разнообразными, нужными, чётко сформулированными, органически сочетаться с функциями других работников, позволять работнику планировать свои действия, давать возможность самовыражения. Желательно иметь критерии и количественные показатели реализации каждой функции, причем определённые с одинаковой точностью.
В результате облегчается подбор, оценка, целевая подготовка, переподготовка и специализация персонала; упрощается определение норм его численности, границ ответственности; планирование работ и распределение задач, внедрение современных форм в делопроизводство; ускоряется прохождение информации; быстрее обнаруживаются нарушения и ошибки; повышается трудовая дисциплина и самостоятельность людей, ослабляются тенденции к перестраховке; улучшается мотивация, обеспечивается более справедливое вознаграждение.
Виды должностных полномочий.
Каждая должность является носителем определённых полномочий, т.е. совокупности официально предоставленных прав и обязанностей, самостоятельно принимать решения, отдавать распоряжения и осуществлять те или иные действия в интересах организации. Выделяется несколько видов должностных полномочий: распорядительные, рекомендательные, координационные, контрольно-отчётные, согласительные.
Суть распорядительных полномочий состоит в том, что их обладатель имеет право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Обычно такими полномочиями обладают главные специалисты (главный бухгалтер, главный экономист и проч.) и руководители соответствующих служб.
Обладатели рекомендательных полномочий при необходимости могут давать советы нуждающимся в них руководителям или исполнителям, каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Рекомендательными полномочиями обладают различного рода специалисты, референты, консультанты и проч.
Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей и направлять её результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции.
Координационные полномочия реализуются в процессе выработки и принятия совместных решений. Лица, которые ими наделяются, имеют право от имени высшего руководства согласовывать деятельность отдельных субъектов управленческой структуры.
Согласительные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетентности свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий.
Распределение должностных полномочий.
При распределении управленческих полномочий учитывается ряд важных обстоятельств:
1) полномочия должны быть достаточными для достижения стоящих перед данным субъектом целей;
2) полномочия каждого субъекта должны увязываться с полномочиями тех, с кем ему приходиться сотрудничать, чтобы обеспечить их взаимодополнение и сбалансировать системы управления, а, следовательно, и ее эффективное функционирование;
3) линии полномочий в организации должны быть четкими, чтобы каждый сотрудник точно знал, перед кем отвечает и кто должен отвечать перед ним;
4) за исключением особо оговоренных случаев разделение полномочий, они полностью передаются исполнителю только одним руководителем,
5) исполнители обязаны все проблемы, не выходящие за рамки их полномочий, решать самостоятельно, не переадресовывая руководителю, и нести перед ним полную ответственность за свою деятельность и ее результаты.